Олександр Висоцький,консультант, експерт у галузі розробки і впровадження інструментів управління Нині усім важко. Але бізнес не можуть зупинити діяльність і перепочити, очікуючи кращих часів. Вихід один – планування. Адже, перед початком будь-якої фінансової операції розумні люди зазвичай планують. І головною метою будь-якого фінпланування є збільшення вартості матеріальної частини та активів підприємства.Матеріальна частина – це меблі, приміщення, обладнання, оргтехніка. Активи – гроші, товарні залишки на складі, ноу-хау, інтелектуальна власність, цінні папери, програмне забезпечення тощо.
Перше правило фінансового планування – дохід має перевищувати витрати. Але як це зробити за умови нестачі коштів? Чи звертали ви увагу на те, що витрати завжди ростуть швидше за прибутки? Тож, принцип фінпланування передбачає такий спосіб роботи з коштами та активами організації, який має на меті підтримувати домінування доходу над витратами. В особистому, сімейному житті у більшості людей прибуток перевищує або принаймні дорівнює витратам. Нам вдається спланувати свій сімейний бюджет таким чином, щоб не бути нікому винними.
Натомість, організація (підприємство) завжди намагається витратити більше коштів, ніж має. Тому в фінансових питаннях група осіб, залучених до фінансового планування, буде діяти наперекір здоровому глузду. Щоб цього не відбувалося, використовується проста схема – заснов-ник підприємства видає рівно стільки коштів, скільки потрібно на його витрати. Принцип цієї схеми полягає в розподілі рахунків. Ми маємо фактично дві області: перша – область впливу керівників компанії (директор, головний бухгалтер – ті, що здійснюють керівництво поточної діяльності компанії), друга – це фіндиректор, якій слідкує за правильністю фінансового планування, і сам засновник.
Принцип дуже простий – організація не може витратити тих грошей, яких їй не дали. Всі надходження від клієнтів поступають на рахунок засновників. Керівники організації не мають доступу до цього рахунку. Вони бачать рух коштів, але не мають можливості зняти гроші. Із цього рахунку – назвемо його № 1 – одразу відкладаються кошти на витрати засновників, до резервного фонду, а також на рахунок спеціального прибутку, тобто за ті послуги, які ще не надані, тоді в разі ненадання послуги не потрібно думати звідки повернути гроші.
Ідеальний період фінансового планування – це тиждень. Раз на тиждень укладається директива фінансового планування. Це документ, який складається на підставі необхідних витрат і виплат. У цій директиві обов’язково вказується джерело і обсяг доходів, а також усі витрати. Цей документ поступає фіндиректору, який перераховує необхідні кошти на головний рахунок організації. З цього рахунку керівник компанії за допомогою головного бухгалтера виплачує необхідні кошти постачальникам товару. Все, що неможливо з різних причин оплатити відразу, резервується на окремому рахунку і чекає там свого часу.
Що нам дає така схема з точки зору грошового обігу? Вона дозволяє засновнику фірми завжди контролювати кошти. Якщо раптом гроші вже не потрібно виплачувати, то ми їх забираємо назад – на рахунок № 1, бо вони будуть витрачені на щось інше, на щось, чого немає в директиві. Як ви думаєте, використовуючи саме таку модель планування, можна перевищити витрати над доходами?
При здійсненні фінансового планування діє золоте правило – жоден працівник фірми не може обіцяти комусь оплату по рахун-ку в тому випадку, якщо вона не підтверджена в директиві фінансового планування. Голов-ний бухгалтер має навчитися говорити своїм правникам «Ні». Якщо працівник або керівник підрозділу хоче запропонувати щось придбати – слід внести це в директиву наступного тижня. При правильному фінансовому плануванні грошей на непередбачувані завжди не вистачає. Модель фінансового планування працює в умовах будь-якого прибутку, навіть дуже невеликого.
Також треба не забувати відраховувати кошти до резерву. Особливо тоді, коли компанія бере кредит – виникає ситуація небезпеки, що в якійсь момент цей кредит не буде виплачений вчасно. Аби не допустити продаж активів для виплати кредиту, це можна з резервного фонду.
