Майже місяць франківські чиновники працюють з документами по-новому – міськвиконком запровадив систему електронного документообігу «Діловод». Що ж воно таке і яка користь з електронних документів франківцям?
Кліком мишки
«Перехід міськвиконкому на електронний документообіг означає, що листування й обмін внутрішніми документами, службовими записками, розпорядженнями, заявами відбувається в системі «Діловод», тобто через комп’ютер», – розповідає Андрій Чайківський, заступник начальника відділу програмного та комп’ютерного забезпечення міськвиконкому.
Якщо говорити просто, то система «Діловод» – це комп’ютерна програма, яка дозволяє зберігати документи, розсилати та працювати з ними в онлайн-режимі.
«Якщо, до прикладу, приходить лист, то він залишається лише в канцелярії. Його ніхто нікуди не носить, як це було ще в жовтні. Лист сканують, додають штрих-код і вносять в систему, – пояснює Чайківський. – Далі заповнюють картку, вказують одержувачів документа, виконавців, завдання, терміни виконання. І всі одержувачі одразу отримують документ. Папір нікуди не ходить».
За його словами, перша перевага програми – економія часу. Якщо до того працівники канцелярії мали носити чи не кожен документ міському голові на стіл, а далі розносити чи розсилати виконавцям – структурам виконкому, то тепер усе робиться кліком мишки.
«Та найголовніше, що ми перевели внутрішні документи. Наприклад, відбувається листування між фінансовим управлінням і комунальним департаментом. Обидві структури ж наші, але «спілкуються» паперовими листами. Листування може тривати кілька місяців, – каже Андрій Чайківський. – Зараз ці листи вже в електронному вигляді».
Нововведення також пришвидшить отримання відповідей на запити та листи від мешканців.
«Якщо пошту розглядали від одного до п’яти днів, то тепер інформація до виконавців або розпорядників інформації потрапляє в межах 10 хвилин, як тільки реєструється картка в системі, – говорить програміст. – Тож і відповіді громадянам готуються швидше, особливо коли запит – електронний».
Півмільйона на копії
Систему електронного документообігу в міськвиконкомі почали впроваджувати ще в 2012 році. За словами Чайківського, тоді прийняли одразу кілька нормативно-правових актів про доступ до публічної інформації в рамках стратегії «Open date». Того ж року в міськвиконкомі запустили два сайти: з нормативними актами (namvk.if.ua) та електронний уряд міста (emvk.if.ua). На першому ресурсі публікуються рішення виконкому, міського голови, міськради, розпорядження мера й регуляторні акти. На другому користувачі можуть подавати електронні звернення та запити на інформацію, не виходячи з дому, через інтернет.
На цьому робота над запровадженням електронного документообігу призупинилась на чотири роки. Відновили її в січні 2016-ого.
«Одна з причин переходу на електронний документообіг – економія коштів і паперу, – каже Чайківський. – Було так, що приходив документ і, щоб розіслати виконавцям, його треба було відксерити 15-16 разів. А якщо це протокол наради, то бувало й до 20 копій. Зараз ми в рази зменшили друкування та копіювання. Менше папок, менше використаного паперу».
Лише канцелярія апарату міськвиконкому щорічно на обслуговування комп’ютерної техніки та папір витрачала понад 285 тис грн. «Якщо додати ще інші структурні підрозділи і комунальні підприємства, то, думаю, сума складе точно більше півмільйона гривень. Ці гроші можна спрямувати на більш суттєві речі, ніж порошки, папір і ксерокопіювання», – говорить програміст.
А от розробка системи, каже Андрій Чайківський, не коштувала нічого: «Всю систему розробили троє працівників відділу. Взяли демо-версії програм, які є на ринку України, почали показувати працівникам канцелярії. Ті вказали на неточності, на недосконалості, які там були.Вирішили робити щось своє. Програму, яка б на 100 % підходила нашим працівникам, нашому регламенту. Для прикладу, аналогічна система для Вінниці коштувала 850 тис грн. Для нас, якби замовляли розробку зовні, – десь 500 тис».
Чайківський каже, працювали вони – як ентузіасти, чи отримали премію за розробку програми – не зізнається, лише посміхається.
Усіх комунальників – у систему
Наразі в системі «Діловод» працюють 150 робочих місць —на ті комп’ютери, що були раніше, просто встановили програму й налаштували сканер. Також 150 працівників пройшли тригодинний курс навчання.
«В першу чергу навчали керівників департаментів та управлінь і їхніх діловодів, – розповідає Чайківський. – Якщо у відділі працюють п’ять осіб, то там поставили два робочі місця. Якщо структура має відділи, то більше. Наприклад, у комунальному департаменті маємо дев’ять робочих місць. Плануємо долучити до роботи в системі всі комунальні підприємства. Поки лише в «Теплокомуненерго» є два робочі місця».
Щоб охопити всі комунальні підприємства та розширити мережу користувачів програми у виконкомі, програмісти кажуть, потрібно організувати ще сотню робочих місць.
«Програма сподобалась не всім одразу, – сміється Чайківський. – Проблема в низькій комп’ютерній грамотності і боязні новацій. Але були й такі, що самі, без навчання, розбирались у програмі і дякували за те, що вона спрощує роботу. За електронними документами – майбутнє».
З впровадженням електронного цифрового підпису, яке очікують у січні, каже програміст, обсяг роботи з документами в системі «Діловод» стане ще більшим.
